Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien, IVAs integritetspolicy

Om integritetspolicyn

I den här integritetpolicyn beskriver vi vilka uppgifter vi samlar in om våra ledamöter, medlemmar, kunder, om de som besöker våra webbsidor och andra som kan ha eller visar intresse för Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademiens verksamhet, hur och varför vi samlar in och använder uppgifterna samt hur vi skyddar dina rättigheter och uppfyller våra förpliktelser enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Du kan läsa mer om GDPR på www.datainspektionen.se.

Insamling, lagring, sammanställning, utlämning och annan behandling av personuppgifter regleras i dataskyddsförordningen. Datainspektionen utövar tillsyn gällande förordningen. Personuppgifter är uppgifter som kan kopplas till en fysisk person, till exempel namn, adress, e-postadress.

Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien, IVA har rätt att när som helst ändra integritetspolicyn. Vid mindre ändringar av denna integritetspolicy publiceras den justerade integritetspolicyn på www.iva.se med information om när ändringarna träder ikraft. Vid väsentliga förändringar kommer vi att informera dig via de kontaktuppgifter vi har, företrädesvis via e-post.

Personuppgiftsansvarig

Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien, IVA är personuppgiftsansvarig. Med personuppgiftsansvarig avses den som bestämmer syftet med hanteringen av personuppgifter och vilka hjälpmedel som ska användas. Det betyder att vi har ansvaret för att hanteringen av dina personuppgifter sker lagenligt. Kontaktinformation till personuppgiftsansvarig Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien hittar du sist i den här integritetpolicyn.

Vilka personuppgifter hanterar vi?

För dig som är del av Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademiens nätverk sparas kontaktinformation (bland annat namn, titel, födelsedatum, kön, hemadress, telefonnummer, intresseområden, IVA-uppdrag och e-postadress) samt information om dina kontakter med och deltagande i event i vår verksamhet.

Vi sparar också en del e-post och annan skriftlig kommunikation vi får från dig, bland annat återkoppling du ger oss kring vår verksamhet, förslag till projekt, inval och annan information till nytta för vår verksamhet eller vår service till dig.

Om vi får uppgifter från dig i samband med att du deltar i någon av våra aktiviteter, svarar på enkäter eller allmänna frågor så sparar vi de uppgifterna.

Vi registrerar också uppgifter om personer, inklusive CV eller motsvarande, som är aktuella i vårt arbete kring stipendier, priser och inval till Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien. Vår bedömning är att denna personuppgiftsbehandling är nödvändig för ändamål som rör våra berättigade intressen, och att den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre.

Vi fotograferar och filmar i samband med de flesta av våra öppna events. Materialet från sådana events används i kommunikations- och informationsmaterial om eventet och vår verksamhet.

Vad använder vi uppgifterna till?

Kontaktuppgifter, uppgifter om ditt deltagande och de uppgifter vi i övrigt mottar från dig hanteras först och främst för att kunna administrera relationen med dig och leverera den service du förväntar dig. Det omfattar bland annat att hantera dina anmälningar och beställningar, skicka korrekta fakturor och kommunicera med dig inom ramen för ditt förhållande till oss och ge dig nödvändig hjälp och information. Med hjälp av uppgifterna kan vi även analysera, anpassa och förbättra vår kommunikation med dig.

Vi använder också personuppgifter, framförallt bildmaterial i form av föreläsningar, debatter och citat i vår kommunikation om vår verksamhet. Vi söker alltid se till att du själv ges möjlighet att ta ställning till publicering av dessa personuppgifter och bildmaterial vid de tillfällen du tydligt exponeras.

Vi hanterar också information från externa samarbetspartner i avsikt att skapa nya kontakter, till exempel namn och mejladresser till personer som vi har anledning att tro skulle vilja veta mer om vår verksamhet.

Hur länge sparar vi uppgifterna?

Vi sparar personuppgifterna så länge som det behövs utifrån de syften som beskrivs i avsnittet ovan eller för att följa gällande lagar. Det innebär att förvaringstiden för olika sorters uppgifter kan variera. Vi sparar kontaktuppgifter till dig så länge du visar eller kan antas ha intresse av vår verksamhet, så länge du är ledamot eller medlem i några av våra nätverk. Det gäller även vissa uppgifter om dina intresseområden och kontakter med oss. Kunduppgifter sparas i minst ett år efter din senaste kontakt med oss och personuppgifter i samband med betalningar i sju år.

Med vilka delar vi uppgifterna?

Tredjepartsaktörer utför tjänster åt Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien och hjälper oss med driften av verksamheten och leverans av tjänster, till exempel utskick. Sådana tredjeparter får tillgång till nödvändig information i samma syften som beskrivs ovan.

Vi ingår skriftliga personuppgiftsbiträdesavtal med externa samarbetspartner som behandlar uppgifter för vår räkning och ställer krav på att de ska följa gällande dataskyddslagar, bland annat kraven på informationssäkerhet.

Om det krävs enligt lag eller domstolsbeslut eller är nödvändigt för utredning av misstänkta brott mot vår verksamhet kan relevanta uppgifter komma att lämnas ut till myndigheter eller andra berättigade parter.

Är du ledamot eller medlem av något av IVAs nätverk har övriga ledamöter och medlemmar också tillgång till de kontaktuppgifter, namn, mejladress, telefonnummer, bild och intresseområden som lämnats till oss. Uppgifterna är tillgängliga för dig och övriga ledamöter, medlemmar i IVAs Näringslivsråd och andra IVA-organ i inloggat läge på Mina sidor på www.iva.se. Kontaktuppgifterna är också publicerade i tryckt Matrikel, senaste utgåva 2015-2016.

Deltar du i något av Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien, IVAs mentor eller praktikprogram eller söker stipendier och priser via oss kan det finnas särskild information om personuppgifter och deras behandling, på hemsidor eller i informationsmaterial kopplat till de aktiviteterna.

Hur skyddar vi uppgifterna?

Vi arbetar planmässigt och systematiskt med informationssäkerhet. Vi vidtar tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda de sparade personuppgifterna mot obehörig åtkomst och användning.

Om vi delar personuppgifterna med tredjepartsaktörer ställer vi motsvarande säkerhetskrav på dem.

Du som har inloggning till Mina sidor på www.iva.se ansvarar själv för att bevara integriteten kring inloggningsuppgifterna (användarnamn och lösenord).

Insyn, ändring och radering av personuppgifter

Det är viktigt att de kontaktuppgifter vi har registrerat på dig är korrekta och uppdaterade. Om du till exempel byter adress, telefonnummer eller e-postadress, är vi tacksamma om du snarast möjligt kontaktar oss så att vi kan uppdatera dem. Du kan erhålla information om vilka personuppgifter som är registrerade på dig, genom att skriftligt eller digitalt begära detta från oss.

Du kan också välja om du vill motta nyheter, inbjudningar och enkäter från oss. Kontaktuppgifter hittar du i våra utskick eller längst med på denna sida. Du har också rätt att bli raderad ur våra register om något av dataförordningen (GDPR)s skäl till radering föreligger.

Hur vi använder cookies på vår hemsida

När du besöker våra hemsidor registrerar vi automatiskt din IP-adress samt så kallade cookies.

www.iva.se använder vi sessioncookies för att identifiera sessionen mellan klient och server, samt för att samla in statistik hur besökare navigerar webbsajten. Om du inte accepterar att kakor används kan du stänga av kakor i din webbläsares säkerhetsinställningar. Du kan även ställa in webbläsaren så att du får en fråga varje gång webbplatsen försöker placera en kaka på din dator. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade kakor raderas. Se webbläsarens hjälpsidor för mer information om detta.

Kontaktuppgifter

Om du har frågor eller av något annat skäl vill komma i kontakt med oss gällande den här integritetpolicyn kan du använda följande kontaktuppgifter:

Personuppgiftsansvarig
info@iva.se

alternativt

Personuppgiftsansvarig
Kungl. Ingenjörsvetenskapsakademien, IVA
Box 5073
102 42 Stockholm

Ikraftträdande 25 maj 2018